Général

1. Contexte – La protection des renseignements personnels est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »). Cette politique décrit la manière dont la FCA recueille, utilise, protège, divulgue et élimine les renseignements personnels, et déclare l’engagement de la FCA à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de manière responsable. Cette politique est basée sur les normes exigées par la LPRPDE et sur l’interprétation de ces responsabilités par la FCA.
2. Définitions – Les termes suivants ont ces significations dans la présente politique :
   1. « Activité commerciale » – Toute transaction, toute activité ou tout acte particulier qui revêt un caractère commercial.
   2. « Adresse IP » – Une étiquette numérique qui est attribuée aux dispositifs électroniques participant à un réseau informatique qui utilise le protocole Internet pour la communication entre les appareils.
   3. « Renseignements personnels » – tout renseignement concernant une personne et se rapportant à ses caractéristiques personnelles, notamment : le sexe, l’âge, le revenu, l’adresse ou le numéro de téléphone du domicile, l’origine ethnique, la situation familiale, les antécédents médicaux et l’état de santé.
   4. « Représentants » – Membres, directeurs, responsables, membres des comités, employés, athlètes, entraîneurs, officiels, assistants sportifs, gestionnaires, formateurs, bénévoles, administrateurs, contractants et participants au sein de la FCA.
3. Objet –La présente politique vise à régir la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales d’une manière qui reconnaisse le droit à la vie privée des personnes quant à leurs renseignements personnels et au besoin de la FCA de recueillir, d’utiliser ou de divulguer de tels renseignements personnels.

Application de cette politique

4. Application – Cette politique s’applique aux représentants en relation aux renseignements personnels qui sont collectés, utilisés ou divulgués au cours de toute activité commerciale liée à la FCA.
5. Jugement quant à la politique – Sauf dans les cas prévus par la Loi, le conseil d’administration de la FCA aura l’autorité d’interpréter toute disposition de cette politique qui serait contradictoire, ambiguë ou incertaine.

Obligations

6. Obligations légales – La FCA est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.
7. Obligations supplémentaires – En plus de remplir toutes les exigences de la Loi, la FCA et ses représentants rempliront également les exigences supplémentaires de la présente politique. Les représentants de la FCA ne doivent pas :
   1. Divulguer des renseignements personnels à un tiers au cours de toute activité ou transaction, sauf si cette activité, transaction ou cet autre intérêt est convenu entre les parties conformément à la présente politique;
   2. Se placer sciemment dans une position où ils sont obligés de divulguer des renseignements personnels à toute organisation;
   3. Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, divulguer des renseignements personnels à des membres de leur famille, des amis ou des collègues, ou à des organisations dans lesquels ces derniers ont un intérêt;
   4. Tirer un avantage personnel des renseignements personnels qu’ils ont acquis dans l’exercice de leurs fonctions avec la FCA; ou
   5. Accepter tout cadeau ou faveur qui pourrait être interprété comme étant donné en prévision ou en reconnaissance de la divulgation de renseignements personnels.

Obligation de rendre compte

8. Agent de protection de la vie privée – L’agent de protection de la vie privée est responsable de la mise en oeuvre de cette politique et du contrôle de la collecte d’informations et de la sécurité des données, et il doit veiller à ce que tout le personnel reçoive une formation appropriée sur les questions de protection de la vie privée et sur leurs responsabilités. L’agent de protection de la vie privée traite également les demandes d’accès aux renseignements personnels et les plaintes. L’agent de la protection de la vie privée peut être contacté comme suit :
Fédération canadienne d’Aïkido Kim Riddick
Adresse : #204 – 6247 121 Street, Surrey, BC, V3X 3J2
Tél : 778-889-4551
Courrier électronique :

9. Devoirs – L’agent de protection de la privée devra :
   1. Mettre en oeuvre des procédures de protection des renseignements personnels;
   2. Établir des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements;
   3. Tenir un registre de toutes les personnes ayant accès à des renseignements personnels;
   4. Veiller à ce que tout fournisseur tiers respecte cette politique; et
   5. Former le personnel et lui communiquer des informations sur les politiques et pratiques de la FCA en matière de protection de la vie privée.
10. Employés – La FCA est responsable de s’assurer que les employés, les contractants, les agents ou autres intervenants de la FCA se conforment à la Loi et à la présente politique.

Finalité de la collecte de renseignements

11. Finalité – Les renseignements personnels peuvent être collectés auprès des représentants et des représentants potentiels, notamment aux fins suivantes :

    Communications:

    1. Envoi de communications sous la forme de nouvelles électroniques ou d’un bulletin d’information dont le contenu est lié aux programmes, événements, collectes de fonds, activités, discipline, appels et autres informations pertinentes du CAF;
    2. Publication d’articles, relations avec les médias et affichage sur le site Web de la FCA, expositions ou affiches;
    3. Nominations pour les prix, biographies et relations avec les médias;
    4. Communication interne et entre les représentants;
    5. Résultats disciplinaires et liste des suspensions à long terme;
    6. Vérification du statut de résidence; et
    7. Affichage d’images, de ressemblance ou d’autres attributs identifiables pour promouvoir la FCA.

    Inscription, saisie de données et contrôle :

    8. Inscriptions des programmes, événements et activités;
    9. Saisie dans la base de données de l’Association canadienne des entraîneurs et pour déterminer le niveau de certification et de qualification des entraîneurs et pour effectuer leur sélection;
    10. Saisie dans la base de données pour déterminer le niveau de certification et de qualification des officiels;
    11. Détermination de l’admissibilité, du groupe d’âge et du niveau de jeu/compétition approprié;
    12. Inscription des athlètes, fourniture des uniformes et divers éléments de la sélection des athlètes et des équipes;
    13. Suivi technique, formation des fonctionnaires, objectifs éducatifs, promotion du sport et publications dans les médias;
    14. Sélection;
    15. Mise en oeuvre des politiques antidopage et des tests de dépistage de substances illégales;
    16. Mise en oeuvre de la classification; et
    17. Suivi technique, examen des entraîneurs et des clubs, formation des officiels, objectifs éducatifs, publications dans les médias et promotion du sport.

    Ventes, promotions et marchandisage :

    18. Achat d’équipement, de manuels d’entraînement, de ressources et d’autres produits; et
    19. Promotion et vente de marchandises.

    Général :

    20. Organisation et administration des déplacements;
    21. Mise en oeuvre du programme de dépistage de la FCA;
    22. Urgence médicale, contacts d’urgence ou rapports relatifs à des questions médicales ou d’urgence;
    23. Détermination de la démographie des membres et des souhaits et besoins du programme;
    24. Gestion des demandes d’indemnisation et des enquêtes d’assurance;
    25. Enregistrement vidéo et photographie à des fins personnelles, et non commerciales, par des spectateurs, parents et amis;
    26. Enregistrement vidéo et photographie à des fins promotionnelles, de marketing et de publicité par la FCA; et
    27. Paie, honoraires, assurance d’entreprise et plans de santé.
12. Fins non identifiées – La FCA doit demander le consentement des personnes lorsque des renseignements personnels sont utilisés pour une activité commerciale non identifiée au préalable. Ce consentement sera documenté quant à la date et à la manière dont il a été reçu.

Consentement

13. Consentement – La FCA doit obtenir le consentement des personnes par des moyens légaux au moment de la collecte et avant l’utilisation ou la divulgation de ces informations. La FCA peut collecter des renseignements personnels sans consentement lorsque cela est raisonnable et lorsque la loi le permet.
14. Consentement implicite – En fournissant des renseignements personnels à la FCA, les individus consentent à l’utilisation des renseignements aux fins identifiées dans cette politique.
15. Retrait – Une personne peut déclarer par écrit au responsable de la protection de la vie privée qu’elle retire son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. La FCA informera la personne des implications d’un tel retrait.
16. Tuteurs légaux – Le consentement ne doit pas être obtenu de personnes mineures, gravement malades ou mentalement incapables et doit donc être obtenu d’un parent, d’un tuteur légal ou d’une personne ayant une procuration de cette personne.
17. Exceptions pour la collecte – La FCA n’est pas tenue d’obtenir le consentement pour la collecte de renseignements personnels si :
    1. Il est clairement dans l’intérêt de la personne et le consentement n’est pas disponible au temps voulu;
    2. La connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l’exactitude des informations et la collecte est nécessaire pour enquêter sur la violation d’un accord ou la contravention d’une loi fédérale ou provinciale
    3. Les renseignements sont destinés aux médias ou à des fins journalistiques; ou
    4. Les renseignements sont accessibles au public comme précisé dans la Loi.
18. Exceptions d’utilisation – La FCA peut utiliser des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement uniquement :
    1. Si la FCA a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles lors d’une enquête sur une contravention à une loi fédérale, provinciale ou étrangère et que les renseignements sont utilisés pour cette enquête;
    2. Pour une urgence qui met à risque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
    3. S’il s’agit de renseignements accumulés pour des études ou des recherches statistiques ou scientifiques;
    4. S’ils sont accessibles au public, comme le précise la Loi.
    5. Si l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne et que le consentement n’est pas disponible en temps voulu; ou
    6. Si la connaissance et le consentement compromettaient la disponibilité ou l’exactitude des renseignements et que la collecte était nécessaire pour enquêter sur une violation d’un accord ou une contravention à une loi fédérale ou provinciale.
19. Exceptions à la divulgation – La FCA peut divulguer des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne concernée uniquement :
1. À un avocat représentant la FCA;
2. Pour recouvrer une dette qu’une personne doit à la FCA;
3. Pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organe compétent;
4. À une institution gouvernementale qui a demandé les renseignements, a identifié son autorité légitime et a indiqué que la divulgation est faite dans le but d’appliquer une loi fédérale, provinciale ou étrangère, de mener une enquête ou de recueillir des renseignements relatifs à cette loi; ou qui soupçonne que les renseignements sont liés à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales; ou qui est faite dans le but d’appliquer une loi fédérale ou provinciale;
5. À un organisme d’enquête nommé dans la Loi ou à une institution gouvernementale à l’initiative de la FCA lorsque la FCA estime que les informations concernent une violation d’un accord ou une contravention à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou soupçonne que les renseignements sont liés à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales;
6. À un organisme d’enquête pour les besoins d’une enquête sur une violation d’un accord ou une contravention à une loi fédérale ou provinciale;
7. En cas d’urgence mettant à risque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne (la FCA doit informer la personne de la divulgation);
8. S’il s’agit de renseignements accumulés pour des études ou des recherches statistiques ou scientifiques;
9. A une institution d’archivage;
10. 20 ans après le décès de la personne ou 100 ans après la création du dossier;
11. Si elle est accessible au public comme le prévoit le règlement; ou
12. Si autrement exigé par la loi.

Limitation de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

20. Limitation de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation – La FCA ne doit pas collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans discernement. Les renseignements recueillis le seront aux fins spécifiées dans la présente politique, sauf si la personne concernée y consent ou si la loi l’exige.
21. Périodes de conservation – Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour permettre la participation à la FCA, pour maintenir des dossiers historiques précis, ou comme autrement exigé par la loi.
22. Destruction des renseignements – Les documents sont détruits par déchiquetage et les fichiers électroniques sont supprimés dans leur intégralité.

Protections

23. Protections – Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité adaptées à leur degré de sensibilité contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.

Violations

24. Brèches – La FCA est tenue de signaler au Commissariat à la protection de la vie privée les brèches de ses mesures de sécurité et toute divulgation ou tout accès non autorisé à des renseignements personnels si la brèche, la divulgation ou l’accès peut présenter un « risque réel de préjudice direct » pour une personne. Un « un risque réel de préjudice direct » est défini comme suit : « Lésions corporelles, humiliation, atteinte à la réputation ou aux relations, perte d’emploi, d’occasions commerciales ou professionnelles, perte financière, vol d’identité, effets négatifs sur le dossier de crédit et dommages à la propriété ou perte de celle-ci ».
25. Communication d’information – La FCA signalera la brèche, l’accès non autorisé ou la divulgation au Commissariat à la protection de la vie privée sous la forme et dans le format spécifiés par ce dernier, ou fera l’objet de sanctions financières.
26. Dossiers et avis – En plus de signaler la brèche ou l’accès ou la divulgation non autorisés, la FCA tiendra des dossiers de la brèche et informera les personnes concernées.

Accès individuel

27. Accès – Sur demande écrite, et avec l’aide de la FCA, une personne peut être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et obtenir accès à ces renseignements. En outre, une personne a le droit d’être informée de la source des renseignements personnels ainsi que du compte des tiers auxquels les renseignements ont été communiqués.
28. Réponse – Les renseignements demandés sont divulgués à la personne dans les 30 jours suivant la réception de la demande écrite, sans frais pour la personne, ou à des coûts nominaux liés aux frais de photocopie, sauf s’il existe des motifs raisonnables de prolonger le délai.
29. Refus – Une personne peut se voir refuser l’accès à ses renseignements personnels s’ils :
    1. Ne peuvent être divulgués à pour des motifs juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale; ou
    2. Sont soumis au secret professionnel de l’avocat ou au privilège relatif au litige.
30. Motifs – En cas de refus, la FCA informe la personne des motifs du refus et des dispositions connexes de la Loi.
31. Identité – Des renseignements suffisants sont nécessaires pour confirmer l’identité d’une personne avant de lui fournir un compte rendu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels.

Contestation de la conformité

32. Contestations – Une personne doit pouvoir contester le respect de la présente politique et de la Loi auprès de la personne désignée ayant obligation de rendre compte quant au respect de la politique.
33. Procédures – Sous réception d’une plainte, la FCA devra :
    1. Enregistrer la date de réception de la plainte;
    2. Informer le responsable de la protection de la vie privée qui agira en toute neutralité et impartialité pour résoudre la plainte;
    3. Accuser réception de la plainte par écrit et clarifier la nature de la plainte dans les trois (3) jours suivant la réception de la plainte;
    4. Nommer un enquêteur en faisant recours au personnel de l’organisation ou à un enquêteur indépendant, qui doit avoir les compétences nécessaires pour mener une enquête équitable et impartiale et doit avoir un accès sans entrave à tous les dossiers et membres pertinents du personnel, dans les dix (10) jours suivant la réception de la plainte;
    5. À l’issue de l’enquête et dans les vingt-cinq (25) jours suivant la réception de la plainte, l’enquêteur soumettra un rapport écrit à la FCA; et
    6. Avisera le plaignant du résultat de l’enquête et de toute mesure pertinente prise pour rectifier la plainte, y compris toute modification des politiques et des procédures, dans les trente (30) jours suivant la réception de la plainte.
34. Dénonciation – La FCA ne doit pas licencier, suspendre, rétrograder, discipliner, harceler ou autrement désavantager un administrateur, un responsable, un employé, un membre bénévole d’un comité, un formateur, un contractant et tout autre décideur au sein de la FCA ou refuser à cette personne un avantage parce que celle-ci, en agissant de bonne foi et sur la base d’une croyance raisonnable :
    1. A divulgué au commissaire que la FCA a enfreint ou est sur le point d’enfreindre la Loi;
    2. A fait ou déclaré son intention de faire quoi que ce soit qui doive être fait pour éviter qu’une personne ne contrevienne à la Loi; ou
    3. A refusé de faire ou a déclaré son intention de refuser de faire quoi que ce soit qui soit en violation de la Loi.

Adresse IP

35. Adresse IP – La FCA ne collecte pas, n’utilise pas et ne divulgue pas de renseignements personnels tels que les adresses IP.

Droit applicable

36. Droit applicable – Le site Web de la FCA est créé et contrôlé par la FCA dans la province de l’Ontario. En tant que telles, les lois de la province de l’Ontario régissent les présents avis de non-responsabilité, conditions et modalités.